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因公临时出国办理程序(学术交流以外的其他出访)

来源:点击数:次  发布人: 更新时间:2019-02-22 08:40:11

(请仔细阅读以下所有流程及备注,用于公示的材料及出访报告请发邮箱: cufeygcg@163.com

(新教工请先查看此文档判断自己是否符合因公出国(境)的条件: 因公出国境人员需满足的条件.docx

 

一、提交纸质申请材料(一般情况下提前2个月,美国、巴西、印度需提前3个月

序号 申请材料名称 材料备注 下载链接
1 中央财经大学教职工因公出国(境)任务和预算审批意见表   1份

中层干部出访必须由主管校领导或联系校领导签字同意,主管外事校领导意见栏统一由国际合作处负责签字。

普通教职工无需请主管校领导签字,主管外事校领导意见栏也同样空着。    

【转单】中央财经大学教职工因公临时出国(境)任务和预算审批意见表.doc  

2 因公临时出国(境)预算明细 1份 注:预算审批所需支撑材料请从财务处网站http://cw.cufe.edu.cn/wjxz/index.htm下载“因公临时出国(境)预算明细(审核模板)”填写,机票不要挑廉价机票当询价依据,在中上等票价基础上再上浮50%做预算较为合理,此项如有疑问请咨询财务处计划财务科) http://cw.cufe.edu.cn/wjxz/index.htm
3 邀请信(3份)及翻译件(2份)

注:a.启动审批程序时可先提供邀请函复印件或传真件,办理签证时部分国家驻华使馆要求提供邀请信原件(原件的签名为手签,而非电子签名或彩打件),判断是否需要原件,请访问http://wb.beijing.gov.cn/网站“对外服务”栏目下的“因公签证信息”,点击所赴国家查看,需要原件的国家会标明“邀请信原件”,不需要原件的则没有“原件”二字

b.申请在外时间一定要与邀请信上邀请的时间相符;

 

c.合格的邀请信必须写在印有邀请单位抬头、地址、电话、传真等内容的信笺纸(公函纸)上,内容一般包括:出访单位、出访人姓名、性别、职务、出访目的、停留时间、费用情况、邀请人的姓名、职务和签名;部分国家(例如俄罗斯、巴西)驻华使馆对邀请信内容有特殊要求,请参考http://wb.beijing.gov.cn/网站“对外服务”栏目下的“因公签证信息”  

d.中文翻译必须与原文严格一致,准确完整,包括邀请人单位、地址、职务、联系电话等,图标、签名不需粘贴到翻译件

e.如访问多个单位,需提供所有单位的邀请函或公务确认函件,所有外文函件均需提供翻译件。

4 日程表(2份) 注:需详细至每日上、下午的几点到几点出发日期、抵达日期都计入出访天数(即“在外停留时间”,飞机起飞后和落地前都属于在外时间);活动内容涉及访问、座谈会等都要分别写明主题;中文填写,禁止复制粘贴外文!日程表若有多页,每页都需团长手签,北京市人民政府外事办公室不受理电子签名和签名章的材料。 中央财经大学因公出国(境)日程范本.docx
5 因公临时出国(赴港澳)人员备案表1份 所在单位意见栏空着不用签字 备案表(请按填表示范填写,无需签字).xls
6 出访须知 2份 由团长手签,签名章无效 出访须知.doc
7 个人情况表 1份 赴新加坡、越南、阿联酋等免签国家及赴澳大利亚、肯尼亚需自行网申签证的团组无需填写该表,赴其他国家请下载对应的个人情况表,例如赴新西兰下载“澳新个人情况表”,赴法国下载“通用个人情况表”,别的表不要下载。如实填写,必填项不得漏填。 http://www.51chuguo.cn/zxwz/ggtz/xzzq/dtqzb/index.html
8 关于申办因公护照和签证的说明 1份 申办说明.docx
9 身份证正反面复印件2 若团组人数≥2人,需按“团长在前,团员在后”的顺序把所有人的身份证正反面裁剪并复印到一页纸上。 身份证粘贴示范(团组人数2人以上时请下载参考).docx
10 户口簿本人页和本人页背面的变更页的复印件 1份 因公护照过期或有效期不满6个月,或没有办过因公护照的都要提交本人页和变更页复印在同一张A4纸上
11 邀请方情况介绍1份 中文,字数不少于300字
12

参加外单位组团的无需交邀请信,但另须提交:任务通知书(原件1份、复印件2份)、征求意见函(原件1份、复印件1份)、任务批件(复印件2份)。

其中任务通知书、征求意见函抬头填写北京市人民政府外事办公室

 

13.照片

a.因公护照信息采集 (无因公护照者、护照到期或即将到期者由国合处通知预约时间,到市外事综合服务大厅进行信息采集)  信息采集地址:北京市东城区青龙胡同1号(歌华大厦)A座2层。

 

b.签证照片1-3美国签证照的尺寸为2×2英寸(大约为51毫米×51毫米)正方形,头像居于正中,白底彩色照片,必须为近半年之内拍摄的照片,不得戴眼镜!免面谈者交纸质版美国签证照片1张,同时将电子版发至cufeygcg@163.com;需要面谈者不用交纸质版,只需提交电子版  

其他国家的签证照片为近3个月内拍摄的2寸白底彩照。日本、印度等国较为特殊,请点击http://wb.beijing.gov.cn/网站“对外服务”栏目下的“因公签证信息”,找到对应国家进行查询。  

14.签证申请表(只需从上表第7条下载填写对应的《个人情况表》即可,由市外办代填,免签国无需填写

 

15.机票订单、旅馆订单、境外医疗保险等如何判断自己出访的国家是否需要此订单?请点击http://wb.beijing.gov.cn/网站“对外服务”栏目下的“因公签证信息”查询。  机票和旅馆订单必须是英文版的,要和日程保持一致)

 

16.现金(预付费装在信封里:新加坡等免签国家300元/人,美国2200,英国、加拿大、新西兰2000,日本1000,其他国家约1500元,多退少补,回国后交完护照和报告才能领发票

★★以下2条备注非常重要!★★

注1:1-12项纸质材料提交给《中央财经大学教职工因公出国(境)任务和预算审批意见表》上的各部门审批,13-16项由于后续办理签证才用到(即下方的第三环节),先不用提交,届时国合处会与团组负责人联系,请耐心等候。

 

注2:请出访人员在各部门审批结束后将申请材料的第2、3、4、5、11项的电子版发至cufeygcg@163.com材料不全无法公示。

 


二、审批环节

1校内审批:出访人员按审批意见表上的顺序依次完成校内各部门审批,并将公示材料电子版发邮箱。

2公示:在校园网部门信息栏内公示5个工作日,公示无异议后,国际合作处制表请校领导签字批准。

3北京市外事办公室审批(约需5-10个工作日):国际合作处将申报材料报送北京市外事办公室审批,办理任务批件/任务确认件。


 

三、办理因公护照及签证

北京市外办下发任务批件/任务确认件后,国合处才能启动办理护照、签证手续。出访人员提前准备好相关签证材料(照片、个人情况表、订单和预付款等)。

国际合作处向北京市外事办公室申请代办因公护照及签证,届时需要出访个人及团组积极配合办理各项手续。办理因公护照需3个工作日,办理签证所需时间因国家不同而不同,一般为6-10个工作日(具体签证办理时间请参考http://wb.beijing.gov.cn/网站“对外服务”栏目下的“因公签证信息”)。

备注: 出访英国和申根国家的人员还需前往使馆留取指纹信息,出访人员务必腾出时间前往使馆录指纹,办签证期间不能离京。已留取指纹信息申请人5年内再次申请申根签证可免留指纹,须提供带有VIS标示的申根签证复印件(因私留取过指纹亦可)。  

备注:赴美国访问的教师需要前往美驻华使馆面谈,出访人员务必腾出时间前往使馆面谈。若因私护照持有有效B类签证或因公因私B类签证过期不满一年,可申请免面谈,届时需提供护照原件。因公护照获得10年期B1、B2、B1/B2(B类签证)签证的,审批通过后由我处向外办办理备案即可,无需再办签证。

 

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四、行前教育、准备出访

出访团组在出访前一周左右亲自领取因公护照,同时接受国际合作处的行前教育并确认签字。

未按规定参加行前教育的团组不得派出。

 


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五、上交因公护照、接受回访、公示出访报告

1.出访的个人及团组在出访结束后7日内将公务普通护照交国际合作处集中保管,请出访人员提前复印因公护照个人信息页、签证页及出入境边检盖章页,以备财务处核查。配合完成回访工作。

如果因购买凌晨航班导致出境章显示提早一天出境,在回国后还需提交“航空运输电子客票行程单 电子客票行程单样本.jpg”复印件一份,以证实实际出境日期符合规定。

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2.出访人员或团组在出访结束后20日内提交出访报告。  

出访报告由出访总结、公务日志、公务对象名片电子版、公务活动照片等资料组成,汇总在一个Word文档里,发送到国际合作处邮箱cufeygcg@163.com。国际合作处将在校网上公示出访报告

其中出访总结不少于1000字,需包括详细公务执行情况、取得的成效及工作建议(指下一步落实出访成果及其他后续工作的对策建议及工作计划)等,而非“流水账”,结尾需明确说明此次出访是否达到预期目的和取得实质性成果。

照片请自行筛选整理,切忌发送与公务无关的照片。

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3.护照和出访报告全部交齐且公示结束后,国合处退还预付款余额和发票并发给出访人员《出国赴港澳任务批件》原件、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》复印件。  

 


六、去财务处报销

将国合处发给的任务批件、转单复印件和自行复印的护照复印件、出入境页复印件粘贴在发票下面,按财务处相关规定前往财务处办理。财务处要求出访结束后需一次性报销所有票据,由于报销明细较多,为方便财务报销,请参考此模板。(   出国(境)团组报销模板.xlsx