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因公临时出国办理程序(学术交流合作以外的其他出访)

来源:点击数:次  发布人: 更新时间:2017-05-03 16:05:06

(请仔细阅读以下所有流程及备注,行前公示材料及出访报告请发邮箱: cufeygcg@163.com

(在准备申请材料前,请先查看此文档判断自己是否符合因公出国的条件: 因公出国需满足的条件.docx

 

一、提交申请材料(拟出国(境)日期前2个月)

1.中央财经大学教职工因公出国(境)任务和预算审批意见表1份(点击下载 审批意见表.doc

 

2.因公临时出国(境)预算明细1份

(预算审批所需支撑材料请从财务处网站http://cw.cufe.edu.cn/wjxz/index.htm下载“因公临时出国(境)预算明细(审核模板)”填写,此项如有疑问请咨询财务处计划财务科)

 

 

3.个人情况表 (赴新加坡、越南、阿联酋等免签国家无需下载该表,但需在身份证复印件背面标注出生地,其他国家请下载对应的个人情况表填写。如实填写,必填项不得漏填。下载http://www.51chuguo.cn/zxwz/ggtz/xzzq/dtqzb/index.html

 

 

4.因公临时出国人员备案表1份(下载 备案表(内含填表示范).xls

 

 

5.身份证正反面复印件(2份;若团组人数≥2人,需按“团长在前,团员在后”的顺序把所有人的身份证正反面裁剪并复印到一页纸上。团组人数≥2人时的粘贴示范请参考页面底端的附件 )

 

 

6.邀请信(4份)及翻译件(2份)

a.启动审批程序时可先提供邀请函复印件或传真件,办理签证时部分国家驻华使馆要求提供邀请信原件(原件的签名为手签,而非电子签名或彩打件),判断是否需要原件,请访问www.bjfas.cn网站右侧的“因公签证信息”,点击所赴国家查看,需要原件的国家会标明“邀请信原件”

b.申请在外时间一定与邀请信上邀请的时间相符;

c.合格的邀请信必须写在印有邀请单位抬头、地址、电话、传真等内容的信笺纸(公函纸)上,内容一般包括:出访单位、出访人姓名、性别、职务、出访目的、停留时间、费用情况、邀请人的姓名、职务和签名;部分国家(例如俄罗斯、巴西)驻华使馆对邀请信内容有特殊要求,请参考www.bjfas.cn右侧的“因公签证信息”。

d.中文翻译必须与原文严格一致,准确完整,包括邀请人单位、地址、职务、联系电话等,图标、签名不需粘贴到翻译件

e.如访问多个单位,需提供所有单位的邀请函或公务确认函件,所有外文函件均需提供翻译件。

 

 

7.日程(2份,需详细至每日上、下午,出发日期、抵达日期都计入出访天数(即“在外停留时间”);活动内容涉及访问、座谈会等都要一一写明主题;日程表若有多页,每页都需团长手签,北京市人民政府外事办公室不受理电子签名和签名章的材料)(下载 因公出国(境)日程范本.docx

 

 

8.出访须知(2份,由团长手签,签名章无效)(点击下载 出访须知.doc

 

 

9.关于申办因公护照和签证的说明1份( 说明.docx

 

 

10.邀请方情况介绍1份(中文,字数不限

 

 

11.出国/境经费支付证明1份( 出国境经费支付证明.docx

12.参加外单位组团的无需交邀请信,但另须提交:任务通知书(原件1份、复印件2份)、征求意见函(原件1份、复印件1份)、任务批件(复印件2份)。其中任务通知书、征求意见函抬头填写北京市人民政府外事办公室

 

 

13.照片

a.因公护照信息采集 (无因公护照者、护照到期或即将到期者由国合处通知预约时间,到市外事综合服务大厅进行信息采集)  信息采集地址:北京市东城区青龙胡同1号(歌华大厦)A座2层。

b.签证照片1-3张。(美国签证照的尺寸为2×2英寸(大约为51毫米×51毫米)正方形,头像居于正中,白底彩色照片,必须为近半年之内拍摄的照片,不得戴眼镜!免面谈者交纸质版美国签证照片1张,同时将电子版发至cufeygcg@163.com;需要面谈者不用交纸质版,只需提交电子版其他国家的签证照片为近3个月内拍摄的2寸白底彩照,日本、印度等国较为特殊,请点击www.bjfas.cn右侧的“因公签证信息”,找到对应国家进行查询。

 

 

14.签证申请表(只需从上面第3条下载填写对应的《个人情况表》即可,由市外办代填,免签国无需填写

 

 

15.机票订单、旅馆订单、境外医疗保险等如何判断自己出访的国家是否需要此订单?请点击www.bjfas.cn右侧的“因公签证信息”进行查询。※ 机票和旅馆订单必须是英文版的,要和日程保持一致)

 

 

16.现金(预付费:新加坡等免签国家300元/人,美国2200,英国、新西兰2000,其他国家约1500元,装在信封里

 

★★以下2条备注非常重要!★★

注1:1-12项在向学校报批时提交到国际合作处512办公室,13-16项由于后续办理签证才用到(即下方的第三环节),可推迟若干工作日提交,届时国合处会与团组负责人联系。

 

注2:申请材料的第2、4、6、7、10项将以附件形式用于公示,请出访人员在《中央财经大学教职工因公出国(境)任务和预算审批意见表》签署完毕后立即发送电子版至cufeygcg@163.com材料不全无法公示。

 

二、审批环节

1校内审批:国际合作处等部门对材料进行初审,由主管处领导审批并签字。

2公示:在校园网公示5个工作日,公示通过后国际合作处制作申报表,由主管校长审批并签字。

3北京市外事办公室审批(约5-15个工作日):国合处将材料报送北京市外事办公室批,审批通过将获得任务批件/任务确认件。

 

 

三、办理因公护照及签证

北京市外办下发任务批件/任务确认件后,国合处才能启动办理护照、签证手续。出访人员提前准备好相关签证材料(照片、个人情况表、订单和预付款等)。

国际合作处向北京市外事办公室申请代办因公护照及签证,届时需要出访个人及团组积极配合办理各项手续。办理因公护照需3个工作日,办理签证所需时间因国家不同而不同,一般为6-10个工作日(具体签证办理时间请参考www.bjfas.cn右侧的“因公签证信息”)。

备注: 出访英国和申根国家的人员还需前往使馆留取指纹信息,出访人员务必腾出时间前往使馆录指纹,办签证期间不能离京。已留取指纹信息申请人5年内再次申请申根签证可免留指纹,须提供带有VIS标示的申根签证复印件(因私留取过指纹亦可)。  

 赴美国访问的教师需要前往美驻华使馆面谈,出访人员务必腾出时间前往使馆面谈。若因私护照持有有效B类签证或因公因私B类签证过期不满一年,可申请免面谈,届时需提供护照原件。因公护照获得10年期B1、B2、B1/B2(B类签证)签证的,审批通过后由我处向外办办理备案即可,无需再办签证。

 

 

四、上交因公护照、公示出访报告

1.出访的个人及团组在出访结束后7日内将公务普通护照交国际合作处集中保管,请出访人员提前复印因公护照个人信息页、签证页及出入境边检盖章页,以备财务处核查

如果因购买凌晨航班导致出境章显示提早一天出境,在回国后还需提交“航空运输电子客票行程单 电子客票行程单样本.jpg”复印件一份,以证实实际出境日期符合规定。

 

2.出访人员或团组在出访结束后15日内将出访报告电子版(word文档,不少于1000字)和纸质版提交国际合作处,国际合作处在校园网上公布出访报告,国际合作处邮箱: cufeygcg@163.com  

3.护照和出访报告交齐后,国合处退还预付款余额和发票并发给出访人员《出国赴港澳任务批件》原件、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》复印件。  

 

五、去财务处报销

携上述材料按财务处相关规定前往财务处办理。财务处要求出访结束后需一次性报销所有票据,由于报销明细较多,为方便财务报销,请参考此模板。( 出国(境)团组报销明细模板.xlsx