申办流程
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1.1 申请因公出国(境)的准备工作(FAQ)
日期:2023-06-28 信息来源: 点击数:

1.问:怎么办理因公出国(境)?提前多久?在哪申请?

答:一般情况下,团组应在出发日期前至少提早一个半月到2个月在网上办事大厅发起申请,否则会因为时间不足无法完成手续的办理。个别签证需面谈的国家建议提前3个月以上。团组需提前准备好邀请函等申请材料,之后在办事大厅申请。办事大厅链接为:https://ehall.cufe.edu.cn/v2/matter/detail?id=148

2.问:申请材料有哪些?

答:团组需提前准备的申请材料一般有:邀请函、邀请函中文翻译(若为外文需自行翻译)、日程安排(详细到每天上下午)、备案表(录入时需填写家庭成员信息)、身份证和户口电子版、邀请方情况介绍、经费预算(上传机票询价截图)、官方英文会议日程(限参加国际会议)、安全预案(限带队项目)等,准备齐全后在网上办事大厅录入系统。

3.问:邀请函有哪些要求?

答:邀请函的要求:合格的邀请信必须写在印有邀请单位抬头、地址、电话等内容的信笺纸(公函纸)上,落款有负责人签字。正文内容一般包括:出访单位、出访人姓名、性别、职务/职称、出访目的、停留时间、费用情况、邀请人的姓名、职务和签名;韩国、俄罗斯、巴西使馆对邀请信内容有特殊规定,可咨询国合处查询,也可参考http://wb.beijing.gov.cn/网站“外事为民”栏目下 “出入境信息”之“签证信息”。

4.问:填写日程时需注意哪些事项?

答:日程表填写须规范,特别注意三点:

1. 出访日程需详细至每日上、下午,出发日期、抵达日期都计入出访天数(即“在外停留时间”,飞机起飞后和落地前都属于在外时间)。时差方面,不用考虑过多,时间取决于地点,即“人在哪儿,时间就按哪儿算”;活动内容涉及访问、座谈会等都要分别写明主题;中文填写,禁止复制粘贴外文。务必写清楚从中国哪个城市离境,从国(境)外哪个城市入境,以及从国(境)外哪个城市离境,从国内哪个城市入境。※容易出错的事项(请牢记“日程表上的最后一天,您必须抵达中国大陆”)

2. 教学科研人员参加学术会议请写明会议名称以及报告论文的题目,全部用中文填写,例:张三拟在本环节宣讲论文或做口头报告,题为《*****》;

3.a.短期学术交流任务和行政访问需详细至每日上下午,出发日期、抵达中国日期都计入出访天数(出访天数就是“在外停留天数”,飞机起飞后和落地前都属于在外);活动内容要有主题,不可只写“参加会议或访问……单位”,规范填写示范:参加城市更新主题的分论坛;与XX大学XX学院探讨两校合作办学、联合培养等事宜。

b.20天及以上的学术交流任务,可以用学习交流计划(不少于500字)代替出访日程,学习交流计划应包括出入境时间、在外停留总天数、国内和国外出入境的城市、学习交流主要内容、拟取得的预期成果等。

5.问:因为出国有时差,怎么购买机票?请举个例子

答:例如,李老师赴美学术交流,学校批准的日程是2020年10月1日-10月8日(8天),则出国机票为北京时间10月1日,回国机票应是美国当地时间10月7日,飞机抵达北京的时间是北京时间10月8日,国际合作处将检查因公护照上的两枚中国边检出入境印章,即“2020.10.01 北京【出】”和“2020.10.08 北京【入】”,符合因公出国规定。切记不能购买美国当地时间10月8日的机票,否则到达北京就是10月9日,属于延期1天回国,属于违纪,将按相关规定处理!购买机票时要注意 “+1天,+2天”的提示,购买时网站都会标明抵达中国的日期,有疑问要及时与航空公司确认或咨询国际合作处。原则是不要将时间浪费在路上,减少中转,提高出访效率。

6.问:经费预算是什么意思?机票询价是什么意思?

答:因公出国(境)团组要提前确定使用什么项目的经费支持此次出访,要取得经费项目负责人的同意。预算是出访费用的开支明细,包括国际旅费、住宿费、伙食公杂费和其他费用。机票询价是自己通过网站或航空公司查询机票的价格,将询价页面截图作为询价依据。财务处提醒国际旅费的询价不要挑选廉价机票当预算询价,否则报销时容易超预算,在中上等票价基础上再上浮50%做预算较为合理,此项如有疑问请咨询财务处计划财务科62288016。

7.问:什么时候可以购买机票?

答:分两种情况:一是出国团组,根据签证办理难度来决定,相对容易办理的签证或免签国家可以在任务获批后订票。但是,订票需要用因公证件的号码,为防止机票涨价也可以用其他证件号码先锁定机票,之后再修改为因公证件号码;难办的国家建议根据面谈情况再订。二是赴港澳台地区团组,建议在通行证下来后订票,如果担心机票涨价,也可以用其他证件号码先锁定机票,之后再修改为因公证件号码。

8.问:临时有其他紧急或更重要的事情要处理,不打算出国(境)了怎么办?

答:申请人提交取消出访说明,本人签字后再由所在单位党政主要负责人签字盖章,交国际合作处、港澳台事务办公室办理取消任务的手续。

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